Vous vous demandez combien de temps garder vos diplômes ? Est-ce qu’il faut les conserver à vie ou peut-on s’en débarrasser après plusieurs années ? Et que se passe-t-il si votre ancien établissement a perdu votre dossier ?
La règle est double : elle est différente pour vous et pour l’administration. Cet article vous donne les durées légales et les démarches à suivre, avec un tableau récapitulatif pour trouver votre réponse immédiatement.
Tableau récapitulatif : combien de temps garder vos documents scolaires ?
Voici l’essentiel à savoir pour la conservation de vos documents d’études. Les règles ne sont pas les mêmes pour vous et pour l’établissement où vous avez suivi votre formation.
| Type de document | Durée de conservation (par l’établissement) | Recommandation pour vous (le titulaire) |
|---|---|---|
| Diplôme original (Bac, Licence, Master, etc.) | Durée indéfinie (stockage des registres) | À vie (c’est un document unique) |
| Relevé de notes / Procès-verbaux de résultats | 50 ans | À vie (très utile pour une VAE ou une reprise d’études) |
| Dossier scolaire / administratif | 50 ans (parfois 10 ans si un récapitulatif est créé) | Non nécessaire pour vous |
La règle d’or : pourquoi vos diplômes originaux doivent être conservés à vie ?
Le principal document à protéger est votre diplôme original. Considérez-le comme un acte de naissance ou un titre de propriété : c’est un document unique et irremplaçable. En cas de perte ou de destruction, vous ne pourrez jamais obtenir un duplicata. L’administration ne produit jamais de copie d’un diplôme, pour des raisons de sécurité et d’authenticité.
Vous devez le conserver précieusement toute votre vie. Ce document vous sera demandé dans plusieurs situations importantes :
- Inscription à un concours de la fonction publique.
- Certaines inscriptions dans l’enseignement supérieur, notamment à l’étranger.
- Procédures d’immigration ou d’expatriation pour prouver votre niveau d’études.
- Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) pour obtenir une nouvelle certification.
En cas de perte, la seule chose que vous pourrez obtenir est une attestation de réussite. Ce document a une valeur officielle, mais il ne remplace pas l’esthétique et le symbole du diplôme original. Conservez donc vos parchemins dans un lieu sûr, à l’abri de l’humidité et du feu.
Quelle est la durée de conservation légale par les établissements ?
Les établissements scolaires et universitaires ont l’obligation de conserver les archives liées à votre scolarité. La durée de conservation principale est fixée à 50 ans pour les documents importants comme les procès-verbaux d’examen et les registres de délivrance des diplômes. Cette règle est valable pour tous les diplômes nationaux, du brevet au doctorat.
Ces archives sont cruciales. Elles permettent à l’Éducation Nationale de vérifier le parcours d’un ancien élève et de délivrer des attestations de réussite des décennies après l’obtention du diplôme. L’organisation du stockage dépend du type d’établissement :
- Pour l’enseignement secondaire (collège, lycée) : les archives sont gérées par le rectorat de chaque académie. Si votre ancien lycée a fermé, c’est le rectorat qui conserve la trace de votre baccalauréat.
- Pour l’enseignement supérieur (université, écoles) : c’est le service de la scolarité de l’établissement lui-même qui gère ses propres archives.
Ces durées sont encadrées par des textes officiels. Par exemple, l’instruction officielle sur la conservation des archives de l’Éducation Nationale détaille toutes les règles de tri et de conservation. Passé le délai de 50 ans, les documents sont en général versés aux archives départementales, où ils sont conservés indéfiniment pour leur valeur historique.
Que faire en cas de perte, vol ou destruction d’un diplôme ?
Pas de panique si vous avez perdu votre diplôme. Vous ne pourrez pas obtenir une copie, mais vous pouvez demander une attestation de réussite. Ce document a la même valeur légale et officielle que le diplôme original et suffit pour toutes vos démarches administratives.
La procédure pour obtenir cette attestation dépend de l’année et du type de diplôme.
Utiliser la plateforme en ligne pour les diplômes récents
Pour la plupart des diplômes nationaux obtenus récemment (Bac, BTS, DNB, CAP, etc.), la démarche est simple et rapide. Le gouvernement a mis en place une plateforme dédiée :
Vous pouvez obtenir votre attestation numérique en quelques clics sur le site officiel diplome.gouv.fr. Il suffit de vous connecter avec vos identifiants France Connect (ceux que vous utilisez pour les impôts ou l’assurance maladie, par exemple).
Ce service est gratuit et instantané. Il permet de télécharger une attestation sécurisée au format PDF que vous pouvez ensuite transmettre à qui de droit. Le service couvre de plus en plus de diplômes chaque année.
Contacter l’établissement ou le rectorat pour les cas plus anciens
Si votre diplôme est trop ancien pour figurer sur la plateforme, il faut vous adresser au bon interlocuteur. La demande doit être faite par écrit (courrier ou email).
- Pour un diplôme universitaire (Licence, Master…) : contactez directement le service de la scolarité de votre ancienne université.
- Pour un diplôme du secondaire (Bac, Brevet, CAP, BEP) : adressez votre demande au rectorat de l’académie où vous avez passé l’examen.
Dans votre demande, précisez bien votre nom complet (et votre nom de jeune fille si besoin), votre date de naissance, l’intitulé exact du diplôme, et l’année d’obtention. Le traitement de la demande peut prendre plusieurs semaines.
Le cas particulier des relevés de notes (capitalisation)
Les relevés de notes sont aussi des documents importants, surtout si vous envisagez de reprendre vos études. Il est recommandé de les conserver à vie, au même titre que vos diplômes.
Dans certains cas, vos notes peuvent même être « conservées » pour un usage futur. C’est le principe de la capitalisation des notes. Si vous validez une partie d’un examen mais que vous ne l’obtenez pas en entier, vous pouvez garder le bénéfice des notes supérieures à la moyenne pendant une durée limitée.
Par exemple, pour le BTS, vous pouvez conserver vos notes égales ou supérieures à 10/20 pendant 5 ans. Cela vous permet de ne repasser que les matières où vous avez échoué, comme le précise le Code de l’éducation pour le BTS. Cette règle s’applique à de nombreux diplômes professionnels.
Les modalités et la durée de validité varient pour chaque formation. Il faut donc vous renseigner directement auprès de votre établissement pour connaître les règles qui s’appliquent à votre situation.
FAQ – Questions fréquentes sur la conservation des diplômes
Un duplicata de diplôme est-il possible ?
Non, jamais. L’imprimerie nationale ne fabrique chaque diplôme qu’en un seul exemplaire. En cas de perte, la seule solution est de demander une attestation de réussite.
L’attestation de réussite a-t-elle la même valeur que le diplôme ?
Oui, absolument. L’attestation de réussite est un document officiel qui prouve l’obtention de votre diplôme. Elle a la même valeur légale et doit être acceptée par toutes les administrations et tous les employeurs.
Comment faire si mon ancienne école a fermé ?
Si votre établissement n’existe plus, ses archives ont été transférées. Vous devez contacter le rectorat de l’académie (pour le secondaire) ou l’université de tutelle (pour certaines écoles du supérieur) pour faire votre demande.
Combien de temps prend la démarche pour obtenir une attestation ?
Cela dépend de la méthode. Sur le site diplome.gouv.fr, c’est immédiat. Pour une demande par courrier auprès d’un rectorat ou d’une université pour un diplôme ancien, il faut compter plusieurs semaines en général.
